L’Agenzia delle Entrate ha recentemente predisposto e
diffuso internamente agli uffici locali la metodologia di controllo nei
confronti dei soggetti che utilizzano sistemi di fatturazione elettronica e di
conservazione sostitutiva della documentazione contabile.
Alla metodologia è allegata una
check-list che riepiloga le attività preliminari alla verifica e le diverse fasi
dei controlli.
Il documento fa luce sulle modalità
concrete di svolgimento delle ispezioni fiscali, fornendo chiarimenti ed
interpretazioni talvolta innovative, che integrano l’unico riferimento normativo
alle verifiche tributarie in materia contenuto nell’art. 6 del Dm 23 gennaio
2004.
In particolare, sono fornite precise
indicazioni sui concetti di “leggibilità” e di “disponibilità” dei documenti
conservati: un documento è ritenuto
leggibile se, su richiesta, può essere visualizzato a video, disponibile e
riversabile su supporto informatico, trasmissibile in via telematica e stampato
su supporto cartaceo.
La copia cartacea di documenti,
scritture e registri può essere richiesta dai verificatori anche nel caso in cui l’accesso venga
effettuato quando ancora non siano scaduti i termini di legge per la chiusura
dei processi di conservazione sostitutiva.
In alternativa, i verificatori
potranno richiedere la conservazione sostitutiva anticipata dei documenti
oggetto di ispezione.
In merito alla possibilità di
richiedere la stampa dei documenti, le istruzioni precisano opportunamente che questo tipo
di richiesta deve essere coordinata con il principio generale sancito dallo
Statuto del contribuente secondo cui la verifica fiscale deve causare al
soggetto controllato il minor disagio possibile.
Qualora, poi, un documento
conservato debba essere esibito su carta fuori dall’ambiente in cui è installato
il sistema di conservazione sostitutiva, ne deve essere dichiarata la conformità
da un pubblico ufficiale solo se si tratta di documenti per la cui conservazione
è richiesto il suo intervento.
Si tratta quindi di ipotesi
particolari, in cui ad esempio l’amministrazione decide di acquisire documenti
conservati di natura analogica ed unica (libri sociali, schede carburante, note spese
dipendenti) da allegare ad un processo verbale di
constatazione.
Il documento, nel guidare i
verificatori passo dopo passo allo svolgimento degli accertamenti sugli archivi
digitali, prende anche in considerazione gli aspetti prettamente tecnici delle
operazioni di verifica.
In diverse fasi è quindi previsto
l’intervento di personale esperto in materia informatica di ausilio al
funzionario verificatore.
Ad esempio, ai fini del controllo
della staticità e della non modificabilità dei documenti informatici, la
verifica sarà effettuata sull’idoneità del formato adottato, stante la totale
assenza nella normativa di riferimento di un’indicazione dei formati
utilizzabili.
Sarà poi importante la verifica
dell’atto formale di nomina del Responsabile della Conservazione in quanto si
tratta di una figura prevista obbligatoriamente dalla normativa che riveste un
ruolo centrale nei processi di conservazione digitale.
Ove redatto, dovrà essere acquisito
il Manuale della Conservazione, ovvero del documento in cui viene documentata l’attività posta in essere
dal soggetto ed in cui sono contenute informazioni essenziali sulle modalità
tecniche utilizzate.
In tema di fatturazione elettronica,
i verificatori saranno tenuti al controllo della regolare emissione delle
fatture elettroniche, ai sensi dell’art. 21 del Dpr 633/72 e dell’art.3 del Dm
23 gennaio 2004.
Saranno perciò verificate le
operazioni di apposizione di firma digitale e di riferimento temporale sul
singolo documento da parte del soggetto emittente e l’esistenza di un apposito
accordo tra le parti, antecedente all’inizio dei processi di
fatturazione.
In caso di outsourcing a terzo, l’Agenzia sottolinea
l’importanza della verifica degli accordi contrattuali intervenuti tra
cedente/prestatore e il terzo incaricato, al fine di poter stabilire con
certezza il soggetto tenuto ad apporre la propria firma digitale sui singoli
documenti.
Anche per quanto riguarda l’impiego
di sistemi EDI, il verificatore dovrà entrare nel merito dell’accordo tra le
parti, in particolare per accertarne la conformità a quanto previsto dalla
Raccomandazione della Commissione europea n. 94/820/CE.
Sul tema della conservazione delle
fatture elettroniche, un aspetto che suscita perplessità è la verifica della
cadenza quindicinale obbligatoria a partire dalla data di emissione del
documento, che l’Agenzia ritiene debba coincidere con il momento di apposizione
del riferimento temporale nonché con quello di trasmissione elettronica.
Su questo punto da più parti si
auspica un intervento correttivo del legislatore nel prossimo decreto
ministeriale che stabilirà le nuove modalità per la fatturazione elettronica
obbligatoria alla PA.
