Consulenza specifica su fattura elettronica e conservazione sostitutiva della documentazione fiscale
Le attività “standard” di assistenza e consulenza in materia sono le seguenti:
a) Analisi delle opportunità offerte dalla normativa vigente italiana ed europea in tema di dematerializzazione: fattura elettronica e conservazione sostitutiva documenti fiscali.
b) Analisi delle esigenze specifiche in base a tipologie e volumi documentali;
c) Studio ed elaborazione di un progetto volto alla dematerializzazione della documentazione contabile e fiscale: norme applicabili e processi implementabili relativi alle varie tipologie documentali ( es: fatture attive, fatture passive, libri e registri contabili, etc.) ;
d) Segnalazione di aziende di fiducia alle quali eventualmente rivolgersi per i servizi di dematerializzazione dei documenti: aziende che forniscono il servizio in outsourcing e aziende che offrono un’implementazione in house di hardware e software;
e) Studio e proposta per un efficace assetto organizzativo interno e avente rilevanza esterna. Responsabilità e compiti del Responsabile della Conservazione. Individuazione della/e figura/e interna ai fini della relativa nomina di uno o più responsabili della conservazione e dei loro (eventuali) delegati e sostituti;
f) Studio e Redazione del Manuale del Responsabile della Conservazione;
g) Stesura delle scritture di nomina del Responsabile della Conservazione e dei suoi eventuali sostituti e delegati;
h) Fornitura dei moduli (comunicazioni preventiva e consuntiva) e di una guida completa per l’assolvimento dell’imposta di bollo sui documenti informatici;
i) Analisi, revisione e certificazione del processo di conservazione sostitutiva implementato nelle diverse fasi coinvolte : formazione, emissione, conservazione ed esibizione dell’archivio digitale. Nel dettaglio, le attività oggetto della revisione finale saranno le seguenti:
1. Verifica della documentazione portata in conservazione sostitutiva per formato di documento (analogico o digitale);
2. Verifica della modalità operativa di conservazione sostitutiva adottata e della aderenza alla normativa di riferimento per ciascuna tipologia di documento conservata sostitutivamente;
3. Verifica della modalità operativa di fatturazione elettronica adottata e della aderenza alla normativa nazionale ed internazionale di riferimento;
4. Verifica del processo di formazione, emissione o tenuta, memorizzazione e conservazione sostitutiva adottato, in particolare:
5. Verifica dei soggetti coinvolti nel processo;
6. Verifica del software utilizzato;
7. Verifica del formato di emissione e conservazione ;
8. Verifica della procedura e modalità di apposizione della firma digitale e della marca temporale;
9. Verifica della procedura di sicurezza inerente l’operazione di associazione del riferimento temporale (data e ora) ad uno o più documenti;
10. Verifica della idoneità dei supporti di memorizzazione (ottici oppure non ottici);
11. Verifica dell’archivio informatico di conservazione:
12. Verifica dell’ordine cronologico e delle funzioni di ricerca logica;
13. Verifica del formato dell’evidenza informatica che contiene le impronte di hash;
14. Verifica dell’algoritmo utilizzato nella produzione delle impronte di hash;
15. Verifica del processo di esibizione in caso di accessi, ispezioni e verifiche da parte dell’Amministrazione Finanziaria , in particolare:
16. Verifica che sia correttamente assicurato l’accesso automatizzato all’archivio informatico;
17. Verifica che i documenti conservati ed i certificati qualificati siano stampabili e trasferibili su altro supporto informatico;
18. Verifica della modalità di assolvimento dell’imposta di bollo, della comunicazione dell’impronta dell’archivio informatico all’Agenzia delle Entrate competente, e dei compiti del responsabile della Conservazione, ed in particolare:
19. Verifica della comunicazione preventiva e consuntiva per l’assolvimento dell’imposta di bollo;
20. Verifica della scrittura di nomina del Responsabile della conservazione , del sostituto e di eventuali delegati;
21. Verifica del Manuale della conservazione.
22. Verifica della conformità alle disposizioni in tema di misure minime di sicurezza informatica;
23. Altre eventuali attività di verifica.
j) Assistenza ed aggiornamento normativo annuale .
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