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Consulenza specifica su fattura elettronica e conservazione sostitutiva della documentazione fiscale

 

 

Le attività “standard” di assistenza e consulenza in materia sono le seguenti:

 

a)      Analisi delle opportunità offerte dalla normativa vigente italiana ed europea in tema di dematerializzazione: fattura elettronica e conservazione sostitutiva documenti fiscali.

b)       Analisi delle esigenze specifiche in base a tipologie e volumi documentali;

c)      Studio ed elaborazione di un progetto volto alla dematerializzazione della documentazione contabile e fiscale:  norme applicabili e processi implementabili relativi alle varie tipologie documentali ( es: fatture attive, fatture passive, libri e registri contabili, etc.) ;

d)      Segnalazione di aziende di fiducia alle quali eventualmente rivolgersi per i servizi di dematerializzazione dei documenti: aziende che forniscono il servizio in outsourcing e aziende che offrono un’implementazione in house di hardware e software;

e)      Studio e proposta per un efficace assetto organizzativo interno e avente rilevanza esterna. Responsabilità e compiti del Responsabile della Conservazione. Individuazione della/e figura/e interna ai fini della relativa nomina di uno o più  responsabili della conservazione e dei loro (eventuali) delegati e sostituti;

f)       Studio e Redazione del Manuale del Responsabile della Conservazione;

g)      Stesura delle scritture di nomina del Responsabile della Conservazione e dei suoi eventuali sostituti e delegati;

h)      Fornitura dei moduli (comunicazioni preventiva e consuntiva) e di una guida completa per l’assolvimento dell’imposta di bollo sui documenti informatici;

i)        Analisi, revisione e certificazione del processo di conservazione sostitutiva implementato nelle diverse fasi coinvolte : formazione, emissione, conservazione ed esibizione dell’archivio digitale. Nel dettaglio, le attività  oggetto della revisione finale saranno le seguenti:

 

1.        Verifica della documentazione portata in conservazione sostitutiva per formato di documento (analogico o digitale);

2.        Verifica della modalità operativa di conservazione sostitutiva adottata e della aderenza alla normativa di riferimento per ciascuna tipologia di documento conservata sostitutivamente;

3.        Verifica della modalità operativa di fatturazione elettronica adottata  e della aderenza alla normativa nazionale ed internazionale di riferimento;

4.        Verifica del processo di formazione, emissione o tenuta, memorizzazione e conservazione sostitutiva adottato, in particolare:

5.        Verifica dei soggetti coinvolti nel processo;

6.        Verifica del software utilizzato;

7.        Verifica del formato di emissione e conservazione ;

8.        Verifica della procedura e modalità di apposizione della firma digitale e della marca temporale;

9.        Verifica della procedura di sicurezza inerente l’operazione di associazione del riferimento temporale (data e ora) ad uno o più documenti;

10.     Verifica della idoneità dei supporti di memorizzazione (ottici oppure non ottici);

11.     Verifica dell’archivio informatico di conservazione:

12.     Verifica dell’ordine cronologico e delle funzioni di ricerca logica;

13.     Verifica del formato dell’evidenza informatica che contiene le impronte di hash;

14.     Verifica dell’algoritmo utilizzato nella produzione delle impronte di hash;

15.     Verifica del processo di esibizione in caso di accessi, ispezioni e verifiche da parte dell’Amministrazione Finanziaria , in particolare:

16.     Verifica che sia correttamente assicurato l’accesso automatizzato all’archivio informatico;

17.     Verifica che i documenti conservati ed i certificati qualificati siano stampabili e trasferibili su altro supporto informatico;

18.     Verifica della modalità di assolvimento dell’imposta di bollo, della comunicazione dell’impronta dell’archivio informatico all’Agenzia delle Entrate competente, e dei compiti del responsabile della Conservazione, ed in particolare:

19.     Verifica della comunicazione preventiva e consuntiva per l’assolvimento dell’imposta di bollo;

20.     Verifica della scrittura di nomina del Responsabile della conservazione , del sostituto e di eventuali delegati;

21.     Verifica del Manuale della conservazione.

22.     Verifica della conformità alle disposizioni in tema di misure minime di sicurezza informatica;

23.     Altre eventuali attività di verifica.

 

 

j)        Assistenza ed aggiornamento normativo annuale .

 

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Dematerializzazione dei documenti contabili e fiscali
di Federico Campomori
ed.Il Sole 24 ORE
giugno 2006



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